A importância da apresentação de resultados na Gestão da Qualidade florestal

Uma apresentação de resultado é capaz de promover grandes conexões e engajamento entre pessoas, empresas e organizações. Um evento bem feito consegue inspirar o público e traduzir a mensagem de forma clara para todos os ouvintes, desde a operação até os escritórios da corporação.

Além disso as apresentações facilitam a tomada de decisão. Para isso deve-se transformar os dados coletados em informações relevantes, oferecendo aos gestores informações estratégicas. Para fazer essa transformação os dados devem ser tratados e inseridos no contexto para que as pessoas consigam entender seu significado. Gestores não precisam, necessariamente, ter acesso detalhado à abundância de dados, sua necessidade é melhor atendida pelas informações. Assim em apresentações, deve-se focar em apresenta-las de forma sucintas e de fácil entendimento.

Na Gestão da Qualidade isso não é diferente. Apresentar os resultados do trabalho, oportunidades de melhoria, projetos em andamento e demais atividades da área é fundamental para comunicar a importância da Qualidade, bem como convencer as pessoas a colocarem a mão na massa e se empenharem a alcançar altos níveis de produtividade.

Para atingir altos níveis de Qualidade, como é preconizado pela Qualidade Total, é preciso do engajamento das partes interessadas e de forte apoio da liderança. Dessa forma, além de apresentar as informações é preciso que os gestores foquem no impacto delas nos resultados da organização. Assim é preciso ter a visão sistêmica do negócio, visando aproveitar todas oportunidades para justificar o trabalho da Gestão da Qualidade, bem como apresentar as oportunidades de melhoria e de projetos.

Dicas para fazer uma boa apresentação

O sucesso das apresentações vai muito além dos slides utilizados durante a apresentação em si. A medida do sucesso depende da experiência oferecida ao público e pela forma como a imagem da área é construída. Pensando em ajudar os gestores nesse processo deixamos aqui 3 pilares para ajudar nas apresentações:

Utilize os princípios do Branding para o setor

A qualidade da sua apresentação é medida pela sua capacidade de envolver e levar o público a uma ação, gerando assim motivação no trabalho. Desta forma, usar os princípios do branding ajudará nesse resultado, pois definirá os diferenciais da área.

Branding é o conjunto de ações que constroem e administram as marcas, tanto de forma concreta como subjetiva. Um branding bem elaborado faz com que as pessoas associem positivamente um resultado à uma ação. Para envolver ainda mais o espectador com a apresentação, escolha textos e imagens que dialoguem com o público-alvo e o propósito do negócio (no caso o motivo de existência da área de Gestão da Qualidade).

Storytelling

A partir da premissa de começar “dos fins para os meios”, procure entender qual é o objetivo principal da reunião, focando no que deve ser mostrado com os dados e quem serão os receptores da informação, podendo ser desde líderes de equipes de campo à gerentes e diretores. É importante entender qual é o público alvo da reunião e os objetivos a serem alcançados, pois sabendo aonde se quer chegar, é mais fácil traçar o caminho a ser percorrido.

Reter a atenção das pessoas é crucial para que elas se convençam da importância do trabalho da Qualidade. Por meio da inserção de fatos em uma história, é possível prender a atenção do ouvinte e fazer com que o público entenda melhor a sua mensagem, dessa forma usar o storytelling em suas apresentações é uma ótima oportunidade.

O passo a passo para aplicação desse conceito é:

Siga um cronograma na apresentação;
Elabore uma história que faça sentido e comunique os objetivos da área, com começo, meio e fim;
Pense que o roteiro deve estar centrado no benefício que você deseja trazer para o público que está lhe assistindo. Perceba que é importante que as histórias contadas devem diferir de acordo com o público, focando sempre no maior valor para o ouvinte, assim em apresentações para acionistas pode-se focar em resultados de curto prazo, já para operadores, focar na melhoria do ambiente de trabalho.

Para ajudar na tomada de decisão baseada em evidências pode-se usar o Data Storytelling, que é uma versão desse método utilizando dados. A importância dele nasce dos estudos sobre apresentações com dados estatísticos. Na hora de recordarem do discurso apresentado, apenas 5% do público costuma se lembrar de qualquer estatística apresentada. Neste ponto, o data storytelling atua ao permitir com que público e apresentador possam enriquecer a leitura, o trabalho, a análise e a argumentação com determinado conjunto de dados.

Os cuidados para se aplicar o Data Storytelling são:

Leve em consideração a capacidade de leitura de dados pelo público para a formulação de histórias e narrativas. Valores muito altos podem soar irrealistas e criar um distanciamento do público, assim foque em comparações com valores mensuráveis. Por exemplo, coloque uma pilha de papel que representa o desempenho atual e outra que representa o desempenho futuro em proporção, mostrando claramente o ganho das ações;
Faça o tratamento de dados para inseri-los em um contexto no qual façam sentido. Apresente gráficos condizentes para o público, use cores que ajudem a criar sentido na apresentação;
Deixe que o público tenha um papel relevante na análise de dados. Converse com a audiência para que ela consiga tirar conclusões e orientar a sua própria percepção sobre o conteúdo.

Layout

É importante valorizar o design da sua apresentação, mas não abuse de efeitos, imagens e animações. No layout, a disposição de imagens, palavras-chave e textos deve ser feita de forma simples e sem excessos, priorizando a legibilidade. O conteúdo a ser exposto deve estar em tópicos. A harmonia de cores, de formas e de frases curtas são responsáveis por deixar o seu material atrativo e facilitar a retenção da atenção dos participantes.

A parte visual é relevante, mas há também um foco especial na pessoa que apresenta. Estude e prepare-se para evitar ler o que está em cada slide, foque numa apresentação pessoal condizente com o público alvo e tenha uma linguagem corporal adequada ao momento da apresentação.

Fonte: Pinterest

Caso prático: como é feita a apresentação dos dados da qualidade na Klabin

As avaliações de qualidade são divididas em avaliações de 1º nível (ou auto avaliação, que são realizadas pelas próprias equipes operacionais) e avaliações de 2º nível (realizadas pela equipe de Qualidade). Dessa forma, o volume de informações geradas é muito grande e, portanto, requer um fluxo e tratamento de dados bem elaborados.

Uma vez que essas informações são geradas diariamente, ao término das avaliações o líder já consegue acessar o resultado prévio, sabendo se é necessário realizar alguma tratativa. Mas, além desse resultado prévio, semanalmente as avaliações são consolidadas em indicadores e gráficos de pareto das não conformidade e divulgadas via software Power BI para as partes interessadas. Essa divulgação fornece informações para o acompanhamento do histórico da qualidade de maneira geral e a nível de equipe, dessa forma, é possível identificar se determinado desvio é crônico ou pontual e qual a melhor tratativa a ser tomada. A divulgação semanal dos resultados torna a tomada de decisão mais prática e gera uma informação mais democrática, permitindo que as partes interessadas tenham acesso rápido aos dados.

Com o objetivo de realizar um acompanhamento mais gerencial dos indicadores de qualidade, mensalmente é realizada uma reunião para apresentação dos resultados consolidados referentes ao mês anterior. Nesse momento é apresentado um resumo dos dados de forma a compartilhar os bons resultados obtidos, assim como os pontos de melhoria e suas tratativas para resolução do desvio. Para tornar as discussões mais ricas e obter ações mais assertivas, as reuniões de qualidade da Silvicultura, contam com a participação da área operacional (Silvicultura – de supervisão à gerencia), Pesquisa, Inventário & Geoprocessamento e Qualidade.

Os indicadores são divididos em Índices de Qualidade desenvolvidos para cada uma das atividades silviculturais avaliadas e que compõe um índice principal: o Índice de Qualidade de Silvicultura (IQSilv). A partir desse índice, é possível acompanhar a qualidade das atividades do setor como um todo, além de desdobrar por operação e também por equipe.

É importante ressaltar que a construção dos fluxos de dados, indicadores e reuniões sempre são realizadas em conjunto com a área a ser atendida (seja Silvicultura, logística ou Colheita) de maneira que a Qualidade seja democrática e desempenhe um papel de área de apoio para alcançar sempre bons resultados.

Fontes usadas:

https://infonauta.com.br/sistemas-de-informacao/4201/apresentacao-e-analise-de-dados-por-meio-de-dashboards/

https://smartalk.com.br/blog/apresentacao-de-impacto/