Como aumentar a produtividade no escritório com a aplicação da metodologia 5S?

Que a busca por um local de trabalho eficiente, organizado e aconchegante é algo almejado por todos, isso você já sabe. Mas você sabia que existe um sistema de gestão da qualidade, que tem exatamente o objetivo de melhorar todos esses aspectos e, com isso, ainda auxilia no aumento da produtividade? Pois é, é a metodologia 5S.

Essa técnica foi desenvolvida no Japão e é muito utilizada em fábricas, empresas e escritórios. A sigla 5S se refere à cinco palavras japonesas que definem as bases do processo, sendo elas: Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Ordenação), Seiso (Senso de Limpeza), Seiketsu (Senso de Padronização) e Shitsuke (Senso de Disciplina) que buscam em conjunto a qualidade total e a melhoria contínua dos processos.

Mas como aplicar cada um desses conceitos?

A metodologia 5S pode ser implementada em qualquer tipo de empresa, órgãos públicos, escolas, associações e até na vida pessoal de cada um. Os princípios utilizados pelo 5S para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total não são diferentes de alguns princípios fundamentais para o crescimento humano e profissional. Mas nessa matéria, focaremos na sua aplicação para escritórios de trabalho e, como para qualquer outro lugar, é fundamental seguir as etapas dos sensos para obter o sucesso.

A primeira etapa para aplicação da metodologia 5S é o Senso de utilização (Seiri). Ele consiste em separar o que é útil do que não é. Isso é basicamente identificar documentos, materiais e equipamentos que são necessários e separara-los para que possam ser descartados ou doados. É preciso fazer uma análise criteriosa do ambiente de trabalho para implementar essa etapa, analisar desde documentos antigos em papéis, que podem ser digitalizados, a moveis que não são mais uteis ao ambiente e podem ser retirados do local e deixando o ambiente mais desobstruído.

A segunda etapa é a ordenação (Seiton), ele consiste em organizar tudo que foi identificado como essencial na primeira etapa. Definir um local para cada item é essencial para garantir que esse esteja sempre no lugar correto. Para facilitar a implementação dessa etapa, o sistema de organização deve ser simples, claro e fácil de entender. Gavetas, pastas e etiquetas são fundamentais para a criação da rotina para manter tudo em ordem.

A limpeza (Seiso) é a terceira etapa e significa manter o ambiente de trabalho sempre limpo e organizado. É importante ressaltar, que nessa etapa, a limpeza do local é responsabilidade de todos. Os equipamentos devem estar sempre em bom estado, as mesas limpas, assim como os computadores, impressoras e qualquer outro material.

Após aplicadas as etapas anteriores é importante criar padrões e rotinas para que tudo que já foi conquistado nas etapas anteriores, se mantenha. Seiketsu, o senso de padronização, inclui criar manuais de boas práticas, ministrar treinamentos e palestras para todos. Os manuais e materiais devem ser distribuídos para os colaboradores e seguidos rigorosamente.

Para terminar, a última etapa é o senso de Disciplina (Shitsuke) que consiste em manter as práticas e os padrões definidos pelas etapas anteriores, criando uma cultura de comprometimento e disciplina com a metodologia 5S. É importante criar uma rotina de auditorias, inspeções e revisões regulares para garantir que os padrões estão sendo seguidos pelos colaboradores, incentivando a participação de todos.

E por que implementar essa metodologia?

A implementação do 5S permite que as operações sejam facilitadas, que os recursos sejam melhores utilizados, que o local se torne mais limpo e organizado. Tudo isso, traz diversos outros benefícios, como:

Melhora da produtividade: um ambiente limpo e organizado permite que os colaboradores realizem seu trabalho de forma mais rápida, eficiente e com menos distrações;
Redução de custos: com um ambiente organizado, a empresa consegue manter seus equipamentos em melhor estado, sempre no mesmo lugar e isso minimiza os custos com manutenção e reposição dos equipamentos;
Melhora o clima organizacional: a implementação da metodologia 5S cria um ambiente de trabalho mais agradável, organizado e melhora o clima e a satisfação dos colaboradores.
Segurança: Com menos focos de distração, com apenas o necessário dentro dos escritórios e com uma boa qualidade dos equipamentos disponíveis o trabalho se torna muito mais seguro.
Melhoria dos seus produtos: um ambiente de trabalho adequado permite que o trabalhador tenha mais foco, disciplina e se sinta mais à vontade para trabalhar, tudo isso resulta em um produto com maior qualidade
Melhoria do clima organizacional: Um ambiente limpo, organizado e tranquilo é muito mais receptivo e aconchegante na vista do colaborador, isso além de melhorar o clima organizacional aumenta o sentimento de pertencimento.

E Como o GT Qualidade atuar?

Dentre os inúmeros benefícios que a metodologia 5S pode trazer, uma delas é facilitar a aquisição de certificações ISO.

Muitas empresas esperam obter o selo de certificação ISO 9001, mas esse é um trabalho que exige tempo e dedicação. No entanto, existem algumas práticas que pode ajudar a obter essa certificação, e o sistema de gestão 5S é, sem dúvida, é uma delas.

Com o 5S o ambiente de trabalho é melhorado de uma maneira muito simples, tornando-o muito mais organizado, padronizado e disciplinado.

Como a ISO9001 é uma certificação internacional de qualidade, a empresa que recebe esse selo tem um diferencial no mercado. Para conseguir o selo, é preciso implementar a norma ISO 9001 e entre as exigências estão o mapeamento de processos, a política de qualidade, o planejamento do sistema de gestão e a realização de auditoria interna, e com uma boa gestão do programa 5S vários desses pontos já são atendidos, buscando a qualidade total.

Quando todos os requisitos forem contemplados é necessário contratar um órgão certificador independente, e se tudo estiver dentro dos conformes a empresa receberá o certificado.

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