Como utilizar Fluxogramas
Uma das ferramentas da qualidade mais utilizadas no mundo dos negócios, o fluxograma é usado no mapeamento dos processos, ajudando a aumentar a produtividade do seu time e garantir a qualidade do serviço.
O que é fluxograma?
Fluxograma nada mais é do que o detalhamento da sequencia de atividades em um processo. Imagine seu processo de produção de florestas. Você sabe quais são as etapas e atividades que compõe esse processo, desde seu início até o fim? Um bom fluxograma apresenta elas de forma clara em questão de minutos!
O mapa gerado permite a visão sistêmica, torna possível analisar de responsabilidades e a interface entre as áreas da empresa e fornece o entendimento global interdependência entre as partes interessadas no trabalho, assim amplia o engajamento das pessoas, uma vez que elas passam a entender a sua importância. Ele também favorece a checagem do trabalho, tornando possível comparar a realização das tarefas realizadas (as is) com as planejadas (as to be).
A ferramenta consiste em uma ilustração sequencial de todas as etapas de um processo, mostrando como cada etapa é relacionada, utilizando símbolos facilmente reconhecidos para denotar os diferentes tipos de operações em um processo.
São várias as aplicações dos fluxogramas, tais como:
- Estabelecer os limites de cada tarefa (entradas e saídas), bem como o responsável por ela;
- Conhecer as atividades e entender a finalidade de cada uma;
- Identificar gargalos, folgas e redundâncias na organização;
- Planejar uma nova atividade ou processo;
- Aperfeiçoar ou remodelar as atividades existentes.
Mas como fazer um fluxograma?
Visto as aplicações do fluxograma é importante apresentar como ele deve ser elaborado, assim separamos uma lista de atividades para seu desenho.
1 – Definir o processo que será representado
Para começar é preciso decidir qual processo ou família de produtos será mapeado. Geralmente escolhe-se os processos chave da organização, aqueles fortemente atrelados à entrega de valor da empresa, que fazem os clientes nos reconhecerem. A partir dos principais processos mapeados expandir para as outras áreas não é um grande desafio.
2 – Definir o escopo do projeto
É preciso definir o início e fim do projeto, qual o nível de detalhamento requerido, qual é o publico alvo, onde e como o fluxograma será disponibilizado, se será micro ou macro, qual os detalhes necessários, para quem você precisa entregar e o que você precisa extrair desse mapa. Dessa forma diminui-se a probabilidade de problemas relativos a falta de detalhes, ou o dispêndio de muito tempo e recursos no mapeamento.
3 – Levantamento das atividades
Nessa etapa da construção do seu fluxograma é importante se reunir com a maior quantidade de interessados no processo que for possível, a fim de determinar como o trabalho deveria ser executado, bem como qual a realidade na operação. Se possível é interessante acompanhar a execução do trabalho para checagem de quais etapas executadas no dia a dia não foram relatadas pelas partes interessadas.
4 – Desenhar do mapa
Como existem várias finalidades para os fluxograma, nessa etapa é importante que o tipo a ser utilizado seja escolhido. A partir dele os símbolos são delimitados e o desenho em si pode ser elaborado.
Principais tipos de fluxogramas
Uma desvantagem que surgiu com a flexibilidade do uso dos fluxogramas foi a falta de padronização dos mapas, assim alguns precisam levar juntamente a si a legenda. Para resolver tal questão a Object Management Group criou e mantém atualizada a Notação de mapeamento BPMN, sigla do inglês que significa Modelo e notação de Processos de Negócio. Essa ferramenta permite a construção de um modelo unificado mundialmente para facilitar a leitura e troca de informações.
Para elaboração rápida de fluxogramas BPMN pode -se utilizar o software gratuito Bizagi. A notação se baseia em nos acontecimentos de eventos, sendo os seus principais elementos gráficos:
Elementos da BPMN
Um exemplo de fluxograma BPMN é:
Exemplo simples de fluxograma BPMN
Concluindo…
Com o uso dos fluxogramas é da visão sistêmica da empresa é ampliada. Cada setor e colaborador passa a entender o seu papel dentro do panorama empresarial. Além da melhoria da qualidade essa ferramenta melhora o engajamento das pessoas e contribui para consolidação de uma cultura de qualidade.
Fontes usadas:
SANTOS, J. V. R. ; LUZ, E. R. ; LIMA, Y. T. ; FONSECA, R. P. ; LEAL, F. . Modelagem do processo de gerenciamento da soldagem utilizando o BPMN.. In: Simpep – Simpósio de Engenharia de Produção, 2018, Bauru-SP. Anais do XXV Simpep, 2018 disponível em: http://www.simpep.feb.unesp.br/abrir_arquivo_pdf.php?tipo=artigo&evento=13&art=763&cad=30224&opcao=com_id
https://www.voitto.com.br/blog/artigo/fluxograma
https://omeugestor.com/blog/fluxograma-de-processo/
https://blogdaqualidade.com.br/fluxograma-de-processo
https://www.infoescola.com/administracao_/tipos-de-fluxogramas/
João Victor Ribeiro Santos
Engenheiro de Produção
Coordenador do GT Qualidade Florestal
